Dir wird gerade alles zu viel? Du fühlst Dich von den Aufgaben, die neben den normalen Alltagsaufgaben anfallen gerade maßlos überfordert? Das Leben zerrt von allen Seiten an Dir und Du siehst kein Land? Ein neues „wichtiges“ ToDo nach dem anderen stapelt sich, und Du bist froh, wenn Du einfach nur Deinen Alltag rund hinbekommst?
Überforderung – also ein Zuviel an Forderungen zum gleichen Zeitpunkt – bedeutet für unser autonomes Nervensystem eine Notlage – erstmal scheinbar ohne Ausweg. Das ist purer Stress, der es uns schwer macht, die Mama zu sein, die wir für unsere Kinder gerne wären. Das kann unsere Nervensystem in einer solchen Situation nicht leisten, oder nur schwer.
Um aus einer Überforderung und dem Gefühl der Überwältigung herauszukommen gibt es aber ein großartiges Mittel – nämlich Struktur.
Schaffen wir es, in den Wust aus Aufgaben und Anforderungen eine Struktur hineinzubekommen, durch die wir Stück für Stück, einen kleinen Schritt nach dem anderen den Berg abtragen – dann schöpfen wir Hoffnung, sodass die Tatkraft und möglicherweise auch die Leichtigkeit in unseren Alltag zurückkehren können. Unser autonomes Nervensystem kommt aus seinem Rückzug heraus, in die Bewegung und pendelt sich wieder in das Gefühl von Sicherheit ein, das wir haben, wenn wir wieder am Steuer sitzen.
Anleitung aus der Überforderung in 4 Schritten
Falls du keinen Drucker hast, kannst Du Dir einfach die Strukturen der ToDo Liste und der Kanban-Tafel auf DinA4-Blätter zeichnen.
Da ich ein sehr visueller Mensch bin und bei mir das Motto herrscht „Aus den Augen aus dem Sinn“, hängt diese ToDo-Liste am Rahmen unserer Küchentür.
Schritt 1/4: erstmal alle Aufgaben aufschreiben, die in deinem Kopf herumschwirren
Sammle alle ToDos auf dieser Liste, die einmalig oder einmal im Jahr zu tun sind. Schreibe alles auf, was dir einfällt, und vor allem die Aufgaben, die du mit einem schlechten Bauchgefühl vor dir herschiebst.
Beispiele hierfür sind: Arzttermine vereinbaren, die Steuererklärung machen, das Fahrrad zur Reparatur bringen, einen gesünderen Ernährungsplan überlegen, für ein älteres Familienmitglied einen neuen Laptop aussuchen, ein Visum für eine Auslandsreise beantragen, dich mit deiner Rente beschäftigen, dich mit Geldanlagen auseinandersetzen, den Keller entrümpeln, die beste weiterführende Schule für Dein Kind finden, den Urlaub deiner Träume planen, Abendkleid für eine kommende Hochzeit kaufen…
NICHT dazu gehören Routineaufgaben, die sich täglich, (mehr-)wöchentlich oder (mehr-)monatlich wiederholen. Notiere solche Aufgaben zunächst auf einem extra Blatt und überlege Dir später realistische Zeitfenster dafür und auch, welche Helferlein dich regelmäßig daran erinnern werden. Hier sollten auch Selbstfürsorge-Momente gelistet werden, die du gerne regelmäßig machen möchtest, um Deinen Akku aufzutanken und dich wohlzufühlen.
Bedenke bei Routineaufgaben: der Tag hat nur 24 Stunden: wo also etwas neues Raum einnehmen soll, muss zumindest zeitweise oder wechselweise eine andere Aufgabe Platz machen.
Beispiele hierfür sind: tägliche oder (mehr)wöchentliche Haushaltsaufgaben, regelmäßige Gartenarbeit, regelmäßiges Autosaugen, Sport, Meditationen, Nagelpflege, ein regelmäßiges Bad…
Schritt 2/4: Bewertung der ToDos
Bewerte jedes ToDo nach folgendem Prinzip (Eisenhower-Matrix):
A = ein ToDo, das wichtig und dringend ist. Dringend = es gibt eine Deadline. (A-Beispiel: Steuererklärung im Juni/Juli, TÜV-Termin vereinbaren, wenn dieser in 3 Wochen ausläuft)
Eine Deadline kann ein genaues Datum sein oder auch eine grobe Zeitangabe, z.B. „im Juli“, oder „vor dem Urlaub“. Je genauer du sie aber für Dich angibst, desto einfacher ist sie einzuhalten. Ansonsten neigt man tendenziell zum Aufschieben.
B = wichtig, aber nicht so dringend. Entweder es gibt keine Deadline, oder die Deadline liegt einige Monate in der Zukunft, sodass aktuell kein Zeitdruck ist.
Ein B-ToDo mit Deadline kann im Laufe der Zeit zu einem A-ToDo werden, wenn die Deadline näher kommt. (B-Bsp.: Kontenklärung für die Rente, ersehnten Sprachkurs finden und anmelden, Steuererklärung im Januar)
C = nicht so wichtig, aber dringend. ToDo mit Deadline. (C-Beispiel: eine Rechnung begleichen). Delegieren wenn möglich.
D = weder wichtig, noch dringend. Wird die Aufgabe nicht erledigt, geht nicht wirklich etwas zu Bruch. (D-Beispiel: Routineaufgaben, Keller ausmisten) Delegieren wenn möglich. D-ToDos kannst Du zu B-ToDos wandeln, wenn wieder Land in Sicht ist und Du Aufgaben abbauen konntest.
Fällt es Dir schwer zu entscheiden, ob etwas wichtig, dringend oder beides ist, mache Folgendes
Stelle Dir bei Deinem ToDo die Frage: was passiert, wenn ich es in 10 Stunden noch nicht gemacht habe? Oder in 10 Tagen? Oder in 10 Monaten? Oder in 10 Jahren? Aus der Antwort kannst du herauslesen, was wirklich wichtig oder dringend ist. Bei manchen ToDos wirst du schnell feststellen, dass es doch gar nicht sooo dringlich ist, wie gedacht.
Achte darauf, nicht zu viele ToDos in einer Kategorie zu haben. Vielleicht lässt sich manches anders bewerten und hat dann eine bessere Chance früher begonnen zu werden. Wenn Du immer noch unsicher bist, mache Dir keinen Druck. Weise einfach eine Kategorie zu und Du wirst mit der Zeit merken, ob eine andere Bewertung besser passt.
Schritt 3/4: hier beginnt die Magie – Zeitzuweisung für A, B und C
Entscheide am besten am Vortag schon, wie groß oder klein dein Zeitfenster am nächsten Tag ist, in dem Du realistisch etwas abarbeiten kannst. Also das Zeitfenster, das übrig ist, nachdem du deine Haushalts-Routinen abgearbeitet hast, nachdem du dich um dich und deine Familie gekümmert hast oder deinen Job erledigt hast.
In diesem Zeitfenster wird immer ein A und ein B und ein C-ToDo begonnen, weitergeführt oder sogar ganz geschafft (das kommt ganz auf die Komplexität des ToDos an.)
A-ToDos: 60% des Zeitfensters
B-ToDos: 25% des Zeitfensters
C-ToDos: 15% des Zeitfensters
Stell Dir beim Beginnen immer einen Timer im Handy. So kannst Du Dich entspannen und musst nicht laufend auf die Uhr schauen.
Frage Dich immer, wer Dir etwas abnehmen kann. Um Hilfe und Unterstützung zu bitten, ist eine Stärke. Vielleicht kann es auch mal ein Dienstleister sein oder ein Familienmitglied oder eine Freundin/ ein Freund, Eltern aus dem Kindergarten oder der Schule. Wir sitzen alle im selben Boot. Und wer weiß, vielleicht kannst Du die Unterstützung früher oder später zurück geben, weil es da etwas gibt, was du ohne großen Aufwand machen kannst.

Wenn Du ein A-ToDo in kurzer Zeit erledigen konntest, beginne mit dem nächsten A, bis die A-Zeit abgelaufen ist. Mache dann mit B weiter.
Schritt 4/4: Behalte den Überblick von langwierigen ToDos mit einem Kanban-Board
Je nach verfügbarem Zeitfenster und Komplexität kann man ToDos nicht an einem Tag erledigen (z.B. die Steuererklärung). Damit Du bei der nächsten Möglichkeit nahtlos weitermachen kannst, wo du aufgehört hast, empfehle ich Dir eine kleine oder große (DinA4, DinA3 oder ein Flipchart-Blatt) Kanban-Tafel, um die Übersicht zu behalten.
In meinem Freebee ist eine solche Tafel enthalten. Du kannst mit Bleistift hineinschreiben oder – etwas praktischer – schmale Haftnotizen bestellen und diese mit ToDos beschriften und immer eine Spalte weiterkleben. Das geht schneller als wegradieren und in die nächste Spalte übertragen.
Die Kanban-Tafel ist vor allem dann hilfreich, wenn du parallel mehrere ToDos einer Kategorie begonnen hast, weil du zum weiteren Vorankommen bei einem ToDo z.B. auf eine Antwort warten musst und erst weitermachen kannst, wenn du diese hast. Vielleicht wartest Du auf ein Dokument von einer Behörde und kannst solange nicht weitermachen.
Mit einer Kanban-Tabelle kannst du nahtlos zwischen ToDos derselben Kategorie wechseln (z.B. wenn du verschiedene A-Aufgaben begonnen hast), weil schnell deutlich wird, wo du letztes Mal aufgehört hast und wo Du jetzt weitermachen kannst.

KANBAN-Board
Für eine große Übersicht eignet sich ein Whiteboard oder ein Flipchart Blatt in DinA0 an der Wand. Auch ein DinA3 Blatt aus dem Malblock der Kinder funktioniert, oder mehrere DinA4 Blätter wie in meinem Freebee, dann am besteb mit kleineren Post-its.
Wenn die Erleichterung einsetzt
Na, wie fühlt sich das an, wenn Ordnung im Karton herrscht? Zumindest erstmal auf dem Papier.
Du hast Deine ToDos aus dem Kopf geholt, und verschwendest keine Energie mehr mit dem unterschwelligen Drandenken.
Du weißt ungefähr, wann Du mit bestimmten Angelegenheiten weiterkommst.
Du weißt, DASS Du vorankommen wirst, auch wenn es in kleinen Schritten ist. Langsam vorwärts ist 1000x besser als stehen bleiben und warten, bis was passiert.
Und denk dran, hol Dir Hilfe und gib ab. Nimm Hilfe an, wo sie Dir angeboten wird. Rede über Deine Belastungen. Du bist keineswegs alleine damit. Wir alle gehen durch solche Phasen, auch wenn man es von außen selten sieht – weil viele von uns sich taff geben.
Dein autonomes Nervensystem wird es Dir danken: mit einem Gefühl der Erleichterung. Mit einem Seufzer vielleicht. Mit mehr Leichtigkeit trotz allem.
Und falls Du Hilfe möchtest, melde Dich gerne bei mir. Du bist nicht allein.
Alles Liebe,
Florence